Чек-лист кадрового отдела

Описание процесса

В этом чек-листе описан процесс подготовки к выходу нового сотрудника: от момента принятия оффера до его первого рабочего дня. Документ помогает пройти все шаги без задержек и с чётким пониманием того, кто и за что отвечает.

📎

Точка запуска: сотрудник подписал оффер. С этого момента специалист отдела кадров инициирует все описанные ниже действия.

Этап 1 После принятия оффера

Подготовка до выхода сотрудника

Коммуникация с сотрудником перед прибытием

Перед прибытием выслать приветственный буклет для прибывающих в Бишкек.
👤 Ответственный: офис-менеджер (Москва)

Приветственный буклет (ссылка)

Административные документы

Подготовить и отправить служебную записку о приёме на работу.
👤 Ответственный: Отдел кадров (Москва)
Подготовить пакет документов для сотрудника:
👤 Ответственный: Отдел кадров (Бишкек)
- Заявление о приёме на работу;
- NDA (соглашение о неразглашении коммерческой тайны);
- Анкета;
- Согласие на обработку персональных данных.

Подготовка рабочего места и доступов

Организация доступа к корпоративным системам:
👤 Ответственный: Отдел кадров (Москва)
- Отправить запрос на получение корпоративной почты начальнику отдела ИТ.
- После создания корпоративной почты направить сотруднику письмо с доступом к почтовому ящику.
- Отправить запрос на предоставление доступа к корпоративному порталу и облачному хранилищу специалисту отдела методологии и отчётности.
- Отправить запрос на предоставление доступа к системе SBM администратору SBM .
Создание заявки на выдачу ноутбука.
👤 Ответственный за оформление заявки: специалист по административно-хозяйственному обеспечению (Бишкек)
- Специалист по административно-хозяйственному обеспечению направляет служебную записку на выдачу ноутбука для вновь принятого сотрудника.
- Служебная записка согласуется заместителем директора по административным вопросам.
- Служебная записка утверждается директором филиала.
Создание заявки на подготовку канцелярских принадлежностей.
👤 Ответственный за оформление заявки: специалист по административно-хозяйственному обеспечению (Бишкек)
- Специалист по административно-хозяйственному обеспечению направляет служебную записку на подготовку канцелярских принадлежностей для вновь принятого сотрудника.
- Служебная записка согласуется заместителем директора по административным вопросам.
- Служебная записка утверждается директором филиала.

Шаблоны служебных записок располагаются в облачном хранилище.
Путь: Общая папка → Шаблоны → Обеспечение рабочего места

Этап 2 Выход сотрудника на работу

Первый рабочий день

Взаимодействие с сотрудником

👤 Ответственный за п.1,3,4: Отдел кадров (Бишкек)
👤 Ответственный за п.2: специалист по административно-хозяйственному обеспечению (Бишкек)

Подписать с сотрудником пакет документов и направить их в Отдел кадров (Москва)
Выдать корпоративную SIM-карту для граждан, прибывших из другой страны. Выдать пропуск/ключ.
Отправить сотруднику ссылку на «Путеводитель по компании».
Путеводитель по компании (ссылка)
Для этого просто нажмите на ссылку правой кнопкой мыши и выберите "скопировать ссылку", затем перейдите в корпоративную почту и вставьте ссылку в письмо сотруднику.
После выдачи корпоративной почты направить сотруднику реестр заинтересованных сторон на почту
Реестр заинтересованных сторон (ссылка)
Для этого также нажмите на ссылку правой кнопкой мыши, скопируйте и отправьте сотруднику.

Файл Реестра заинтересованных сторон располагается в облачном хранилище.
Путь: Общая папка → 03. Документы по управлению проектом → 04. Отчёты заказчику → данные для отчетов → штатка → Реестр заинтересованных сторон.xlsx

Проговорите сотруднику в его первый рабочий день при оформлении и подписании документов:

💬 Иван Иванович, обязательно ознакомьтесь с Путеводителем по компании — в нем собраны материалы, которые помогут Вам уверенно приступить к рабочим задачам.

После того как Вам будет предоставлен доступ к корпоративной почте, на почту Вам придут:

🔐 доступы к корпоративному порталу и облачному хранилищу (пароль один и тот же)
🔑 пароль к системе SBM

Взаимодействие с руководителем

👤 Ответственный: Отдел кадров (Бишкек)

Закрепить за сотрудником руководителя в роли куратора.
Уведомить непосредственного руководителя о дате выхода.
Направить руководителю «Инструкцию для куратора».
Инструкция для куратора (ссылка)

ℹ️ Обратите внимание:

Если на момент выхода нового сотрудника его непосредственный руководитель отсутствует на рабочем месте (командировка, отпуск, больничный и т.п.), необходимо обратиться к вышестоящему руководителю для назначения временного куратора новому сотруднику.

Получение и оформление финальных кадровых документов

👤 Ответственный: Отдел кадров (Бишкек)

Получить от отдела кадров Москвы приказ о приёме и трудовой договор.
Обеспечить подписание приказа и договора и сдачу их в личное дело.

Итог Чек-лист первого рабочего дня сотрудника

Используйте список ниже как финальную проверку готовности к выходу нового сотрудника.

Подписаны кадровые документы с сотрудником.
Настроенный ноутбук / компьютер готов к работе.
Выдана корпоративная SIM-карта.
У сотрудника есть доступы к платформе, порталу, почте и SBM.
Сотруднику выслан список контактов на корпоративную почту.
Выданы пропуск / ключ от офиса.
Непосредственный руководитель уведомлён о дате выхода и получил Инструкцию куратора.
Канцелярия и все рабочие материалы выданы.
Путеводитель по компании отправлен сотруднику заранее.