Принципы общения и делового взаимодействия

Рабочее место, внешний облик

Я осознаю, что лучшей характеристикой моей личности, деловых и иных качеств является состояние моего рабочего места, которое я обязан содержать в должном порядке. Я также понимаю, что находясь, где бы то ни было, тем более, в служебной обстановке, и особенно во внешней среде, я являюсь представителем компании и стремлюсь своим внешним видом не нанести ущерба ее имиджу. В своей повседневной одежде я поддерживаю деловой стиль и опрятность, не забывая о том, как мне подобает быть одетым в той или иной ситуации.

Инициатива в обращении за помощью

Прежде чем просить своего непосредственного руководителя решить проблему (с которой я должен справиться сам), я отвечаю себе на несколько вопросов.

• Каковы варианты развития ситуации (как негативные, так и позитивные)?

• Каковы возможные действия при том или ином варианте?

• Каковы аргументы в пользу именно таких действий?

эмоциональные ответы типа «я так думаю» не принимаются.

Открытость в признании ошибок

Если я допустил ошибку в своей работе, я не утаиваю информацию об этом, информирую коллег, прежде всего тех, на работе которых могут сказаться последствия моей ошибки. Я прилагаю усилия для недопущения или ликвидации последствий моей ошибки, а не для тщательного сокрытия своих промахов, поскольку считаю неприличным замалчивать, утаивать проблемы или обсуждать их исподтишка.

Равенство и уважение

В нашей команде все сотрудники равны, несмотря на различия в должностях и обязанностях. Мы не поддерживаем иерархические установки вроде «начальник всегда прав».

Руководители отвечают за координацию задач, стратегию и отчётность, а также выступают в роли наставников. К ним можно и нужно обращаться с любыми идеями, вопросами и предложениями.

Руководители — тоже люди, и могут ошибаться. Если вы заметили ошибку или знаете, как можно улучшить процесс — сообщите об этом. Ваша обратная связь важна.

Нет слову «нет»

Я отдаю себе отчет в том, что в моей компании отсутствует слово «нет» и приставка «не», если речь идет о производственной деятельности и выполнении служебных обязанностей. Употребленные мной выражения «нет», «не дозвонился», «не смог», «не нашел», «их не было» и подобные им автоматически приводят моих руководителей к рассмотрению моей способности работать в компании в дальнейшем.

Коммуникация по электронной почте

• Я отвечаю на электронную почту безотлагательно. Максимальный срок ответа – сутки;

• Если я не могу ответить по электронной почте в течение суток, то это означает, что мои коммуникации перегружены и возможно, я «много на себя беру». В этом случае я пересматриваю свои текущие обязанности и/или обращаюсь за помощью к непосредственному руководителю;

• Для делового общения по электронной почте, я использую только адреса корпоративного почтового сервера;

• Каждое электронное письмо я начинаю с корректного и уместного приветствия;

• Я присылаю электронные сообщения с обязательным указанием темы письма, отражающей его внутреннее содержание;

• Я излагаю вопрос в электронном сообщении кратко и по существу;

• При необходимости сослаться на те или иные электронные сообщения, я пересылаю только необходимые выдержки, а не всю переписку;

• Я указываю свое имя и должность в конце каждого электронного письма.

Встречи: подготовка и взаимодействие

• При планировании выездов, командировок я руководствуюсь «принципом информационной избыточности»: запасаюсь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и избыточной дополнительной информацией, которая поможет, если что-то пойдет не по плану. (схемы проезда, мобильные и городские телефоны контрагентов (офисный, секретаря, заместителей и т.п.), расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки и т.п.);

• Я планирую встречи заранее, уважая планы коллег. Норма для предварительной договоренности – сутки;

• Если мне необходимо перенести встречу, я заранее уведомляю всех её участников;

• Я всегда заявляю цели встречи и ее максимальную продолжительность;

• Я понимаю, что поводов для незапланированных встреч немного. Это дела, не терпящие отлагательств, например, пожар;

• Я приглашаю на встречу только тех коллег, чье присутствие абсолютно необходимо для достижения целей встречи;

• Я активно участвую в обсуждении вопросов встречи;

• Мой настрой на встречах позитивен и предложения конструктивны;

• Я никогда не перебиваю участников встречи;

• По желанию любого из участников встречи, инициатор встречи оформляет достигнутые договоренности в виде протокола.

Эффективность коммуникаций

Рабочее общение должно быть кратким, конструктивным и аргументированным.
Ответы и предложения формулируются чётко, содержат конкретные данные и помогают продвигаться к результату.

Открытость

Вы можете открыто говорить и обсуждать любые рабочие вопросы. Если что-то беспокоит или непонятно — спрашивайте. Вы имеете право на получение информации, особенно если она влияет на вашу работу.

Конфиденциальность

Обсуждаемый вопрос сотрудниками априори остается в рамках вас и этого разговора, если не подразумевается его дальнейшее распространение.

Вы можете быть уверены, что информация не будет передаваться без вашего согласия. Свободно выбирайте собеседников и темы письма, сохраняя уважительный тон и конфиденциальность.

Этика общения

Мы распространяем только ту информацию, которая соответствует фактам, полезна и не наносит вреда коллегам и компании.

Сплетни и интриги

Мы не поощряем сплетни, интриги и обсуждения коллег «за спиной». Уважаем личное пространство и право на приватность. При необходимости обсудить вопрос с определенными сотрудниками, делайте это прямо и тактично.

Конструктивность и такт

Мы стремимся к честности и открытости, но также учитываем уместность тем. Категорически не поддерживаем обсуждения зарплат, резкой критики без предложений, а также вопросов личного характера, старайтесь избегать данных обсуждений.

Уважение

Мы соблюдаем спокойную, уважительную манеру общения.
В офисе мы избегаем повышенного тона, не прерываем коллег без необходимости и предварительно уточняем, удобно ли обратиться по вопросу.

Согласование планов

Я всегда согласовываю свои производственные планы с коллегами и сообщаю им о текущих изменениях этих планов. Я не пропускаю планерки и совещания, которые проводятся специально для обмена информацией и согласования планов. Если существует уважительная причина отсутствия на планерке или совещании, я заранее информирую об этом коллег.

Временем начала совещаний и иных мероприятий считается время их непосредственного начала. Так, предложение «совещание начинается в 09:00» означает, что в 09:00 мы не собираемся и рассаживаемся по местам, а начинаем совещание, на котором присутствуют все.

Точность во времени

Я всегда вовремя прихожу на деловые встречи, совещания и собрания. В случае невозможности присутствовать в назначенное время, я всегда предупреждаю об этом заранее.