Принципы общения и делового взаимодействия

Результативность и успех работы нашей компании на рынке зависит, в конечном итоге, от множества повседневных моментов практического взаимодействия сотрудников друг с другом, с клиентами, партнёрами, представителями самых разнообразных организаций и структур.

Мы проводим на работе значительную часть своей жизни, и каждый из нас заинтересован в том, чтобы это время было использовано для созидания, развития и укрепления собственного успеха.

Данные правила делового взаимодействия сотрудников компании способствуют созданию конструктивной атмосферы, в которой возможна успешная реализация планов как компании в целом, так и каждого отдельного её сотрудника.

Я осознаю, что лучшей характеристикой моей личности, деловых и иных качеств является состояние моего рабочего места, которое я обязан содержать в должном порядке. Я также понимаю, что находясь, где бы то ни было, тем более в служебной обстановке и особенно во внешней среде, я являюсь представителем компании и стремлюсь своим внешним видом не нанести ущерба её имиджу. В своей повседневной одежде я поддерживаю деловой стиль и опрятность, не забывая о том, как мне подобает быть одетым в той или иной ситуации.

Прежде чем просить своего непосредственного руководителя решить проблему (с которой я должен справиться сам), я отвечаю себе на несколько вопросов:

• Каковы варианты развития ситуации (как негативные, так и позитивные)?
• Каковы возможные действия при том или ином варианте?
• Каковы аргументы в пользу именно таких действий?

Эмоциональные ответы типа «я так думаю» не принимаются.

Если я допустил ошибку в своей работе, я не утаиваю информацию об этом, информирую коллег, прежде всего тех, на работе которых могут сказаться последствия моей ошибки. Я прилагаю усилия для недопущения или ликвидации последствий своей ошибки, а не для тщательного сокрытия своих промахов, поскольку считаю неприличным замалчивать, утаивать проблемы или обсуждать их исподтишка.

В нашей команде все сотрудники равны, несмотря на различия в должностях и обязанностях. Мы не поддерживаем иерархические установки вроде «начальник всегда прав».

Руководители отвечают за координацию задач, стратегию и отчётность, а также выступают в роли наставников. К ним можно и нужно обращаться с любыми идеями, вопросами и предложениями.

Руководители — тоже люди, и могут ошибаться. Если вы заметили ошибку или знаете, как можно улучшить процесс — сообщите об этом. Ваша обратная связь важна.

Я отдаю себе отчёт в том, что в моей компании отсутствует слово «нет» и приставка «не», если речь идёт о производственной деятельности и выполнении служебных обязанностей. Употреблённые мной выражения «нет», «не дозвонился», «не смог», «не нашёл», «их не было» и подобные им автоматически приводят моих руководителей к рассмотрению моей способности работать в компании в дальнейшем.

• Я отвечаю на электронную почту безотлагательно. Максимальный срок ответа — сутки.
• Если я не могу ответить по электронной почте в течение суток, это означает, что мои коммуникации перегружены и, возможно, я «много на себя беру». В этом случае я пересматриваю свои текущие обязанности и/или обращаюсь за помощью к непосредственному руководителю.
• Для делового общения по электронной почте я использую только адреса корпоративного почтового сервера.
• Каждое электронное письмо я начинаю с корректного и уместного приветствия.
• Я присылаю электронные сообщения с обязательным указанием темы письма, отражающей его содержание.
• Я излагаю вопрос в электронном сообщении кратко и по существу.
• При необходимости сослаться на переписку, я пересылаю только необходимые выдержки, а не всю переписку.
• Я указываю своё имя и должность в конце каждого электронного письма.

• При планировании выездов и командировок я руководствуюсь принципом информационной избыточности: запасаюсь не только необходимой информацией, но и дополнительной, которая поможет, если что-то пойдёт не по плану (схемы проезда, телефоны контрагентов, расчёт времени на дорогу с запасом и т.п.).
• Я планирую встречи заранее, уважая планы коллег. Норма для предварительной договорённости — сутки.
• Если мне необходимо перенести встречу, я заранее уведомляю всех её участников.
• Я всегда заявляю цели встречи и её максимальную продолжительность.
• Я понимаю, что поводов для незапланированных встреч немного. Это дела, не терпящие отлагательств.
• Я приглашаю на встречу только тех коллег, чьё присутствие действительно необходимо.
• Я активно участвую в обсуждении вопросов встречи.
• Мой настрой на встречах позитивен, а предложения — конструктивны.
• Я никогда не перебиваю участников встречи.
• По желанию любого участника инициатор встречи оформляет достигнутые договорённости в виде протокола.

Рабочее общение должно быть кратким, конструктивным и аргументированным.
Ответы и предложения формулируются чётко, содержат конкретные данные и помогают продвигаться к результату.

Вы можете открыто говорить и обсуждать любые рабочие вопросы. Если что-то беспокоит или непонятно — спрашивайте. Вы имеете право на получение информации, особенно если она влияет на вашу работу.

Обсуждаемый вопрос сотрудниками априори остаётся в рамках вас и этого разговора, если не подразумевается его дальнейшее распространение.

Вы можете быть уверены, что информация не будет передаваться без вашего согласия. Свободно выбирайте собеседников и темы, сохраняя уважительный тон и конфиденциальность.

Мы распространяем только ту информацию, которая соответствует фактам, полезна и не наносит вреда коллегам и компании.

Мы не поощряем сплетни, интриги и обсуждения коллег «за спиной». Уважаем личное пространство и право на приватность. При необходимости обсудить вопрос с определёнными сотрудниками, делайте это прямо и тактично.

Мы стремимся к честности и открытости, но также учитываем уместность тем. Категорически не поддерживаем обсуждения зарплат, резкой критики без предложений, а также вопросов личного характера — старайтесь избегать подобных обсуждений.

Мы соблюдаем спокойную, уважительную манеру общения.
В офисе мы избегаем повышенного тона, не прерываем коллег без необходимости и предварительно уточняем, удобно ли обратиться по вопросу.

Я всегда согласовываю свои производственные планы с коллегами и сообщаю им о текущих изменениях этих планов. Я не пропускаю планёрки и совещания, которые проводятся специально для обмена информацией и согласования планов. Если существует уважительная причина отсутствия на планёрке или совещании, я заранее информирую об этом коллег.

Временем начала совещаний и иных мероприятий считается время их непосредственного начала. Так, предложение «совещание начинается в 09:00» означает, что в 09:00 мы не собираемся и рассаживаемся по местам, а начинаем совещание, на котором присутствуют все.

Я всегда вовремя прихожу на деловые встречи, совещания и собрания. В случае невозможности присутствовать в назначенное время я всегда предупреждаю об этом заранее.